อย่าลืมว่าเมื่อขีดฆ่าอีเมล คนที่คุณมีความสัมพันธ์ทางธุรกิจด้วยจะตัดสินคุณจากสิ่งที่คุณเขียนเมื่อการใช้อีเมลกลายเป็นเรื่องปกติในช่วงต้นทศวรรษที่ 90 โลกธุรกิจก็เปลี่ยนไป ขณะนี้อีเมลเข้ามามีส่วนสำคัญในวันทำงานของเรา จากการศึกษาของ International Data Corporation (IDC) พนักงานใช้เวลาร้อยละ 28 ของสัปดาห์ทำงานในการอ่านและตอบอีเมลแม้ว่าเราจะพยายามทำงานให้เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่เราต้องไม่ลืมกฎทางสังคมที่มาพร้อมกับการสื่อสารทุกรูปแบบ
นี่คือสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำของมารยาทในการส่งอีเมล
มีหัวเรื่องที่ชัดเจน
พวกเราส่วนใหญ่ต้องแข่งขันกับอีเมลหลายร้อยฉบับที่อุดตันกล่องจดหมายของเราทุกวัน ดังนั้นยิ่งหัวเรื่องของคุณชัดเจนเท่าใด ข้อความของคุณก็จะยิ่งมีโอกาสถูกอ่านมากขึ้นเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งข้อเสนอให้ใครสักคน ให้เจาะจงและเขียนว่า “The Fitch Proposal Is Attached”
อย่าลืมลายเซ็นของคุณ
อีเมลทุกฉบับควรมีลายเซ็นที่บอกผู้รับว่าคุณเป็นใครและจะติดต่อคุณได้อย่างไร ตั้งค่าให้ปรากฏที่ส่วนท้ายของอีเมลแต่ละฉบับโดยอัตโนมัติ ใส่รายละเอียดการติดต่อทั้งหมดของคุณ เพื่อให้ผู้รับไม่ต้องค้นหาที่อยู่ อีเมล หรือหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
ใช้คำทักทายแบบมืออาชีพ
การใช้คำว่า “เฮ้” “โย่” หรือ “ฮิยะ” นั้นไม่เป็นมืออาชีพ ไม่ว่าคุณจะรู้จักผู้รับดีแค่ไหนก็ตาม ใช้ “สวัสดี” หรือ “สวัสดี” แทน เพื่อให้เป็นทางการมากขึ้น ให้ใช้ “เรียน (ใส่ชื่อ)” การใช้ชื่อของบุคคลในการทักทาย — “Hello Robert” — ค่อนข้างเหมาะสม แต่จำไว้ว่าอย่าทำให้ชื่อบุคคลสั้นลงเว้นแต่คุณจะได้รับอนุญาต
อย่าใช้อารมณ์ขัน
อารมณ์ขันแปลได้ไม่ดีทางอีเมล สิ่งที่คุณคิดว่าตลกมีโอกาสสูงที่จะถูกตีความหมายโดยอีกฝ่ายหนึ่งหรือมองว่าเป็นการประชดประชัน โดยไม่มีน้ำเสียงและสีหน้าประกอบ เมื่อมีข้อสงสัย ให้เลิกใช้อารมณ์ขันในการสื่อสารทางธุรกิจ
ตรวจทานข้อความของคุณ
อย่าแปลกใจหากคุณถูกตัดสินจากวิธีการเขียนอีเมล ตัวอย่างเช่น หากอีเมลของคุณเต็มไปด้วยคำที่สะกดผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ คุณอาจถูกมองว่าเป็นคนเลอะเทอะ สะเพร่า หรือแม้แต่ไม่ได้รับการศึกษา ตรวจสอบการสะกด ไวยากรณ์ และข้อความของคุณก่อนกด “ส่ง”
อย่าคิดว่าผู้รับรู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร
สร้างข้อความของคุณเป็นบันทึกย่อแบบสแตนด์อโลน แม้ว่าจะเป็นการตอบกลับอีเมลหลายฉบับก็ตาม ซึ่งหมายความว่าไม่มี “one-liners” รวมหัวเรื่องและการอ้างอิงถึงอีเมล การค้นคว้า หรือการสนทนาก่อนหน้านี้ อาจเป็นเรื่องน่าหงุดหงิดและเสียเวลาในการมองย้อนกลับไปที่ห่วงโซ่เพื่อทำความเข้าใจกับบริบท ผู้รับของคุณอาจมีอีเมลเข้ามาหลายร้อยฉบับในแต่ละวัน และมีแนวโน้มว่าจะจำลำดับเหตุการณ์ต่างๆ ที่นำไปสู่อีเมลของคุณไม่ได้
คุณลักษณะ ‘สมาร์ทรีพลาย’ ของ Google มาถึงเดสก์ท็อปแล้ววันนี้
ตอบกลับอีเมลทั้งหมดตอบกลับอีเมลที่ถูกต้องตามกฎหมายแต่ละฉบับที่ส่งถึงคุณอย่างทันท่วงทีและสุภาพ แม้ว่าคุณจะไม่มีคำตอบในขณะนี้ โปรดสละเวลาสักครู่เพื่อเขียนคำตอบเพื่อแจ้งให้ผู้ส่งทราบว่าคุณได้รับอีเมลแล้ว แจ้งผู้ส่งหากอีเมลของพวกเขาถูกส่งไปยังผู้รับผิดด้วย
ที่เกี่ยวข้อง: เคยได้รับ ‘Please Do This, ASAP!’ อีเมลบัญญัติเวลา 16:50 น.? ไม่เย็น
อย่ายิงจากริมฝีปาก
อย่าส่งอีเมลโกรธหรือตอบกลับอย่างรวดเร็วและพลิกกลับ ให้พิจารณาข้อความของคุณอย่างรอบคอบก่อนส่ง หากคุณรู้สึกโกรธ ให้ใส่ข้อความของคุณลงในโฟลเดอร์ “ฉบับร่าง” และทบทวนอีกครั้งในภายหลังเมื่อคุณใจเย็นลงและมีเวลากำหนดคำตอบที่เหมาะสม
รักษาเนื้อหาส่วนตัวเป็นความลับ
มันง่ายเกินไปที่จะแบ่งปันอีเมล แม้จะไม่ได้ตั้งใจก็ตาม หากคุณต้องแบ่งปันข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่เป็นความลับ ให้เปิดเผยด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์ ขออนุญาตก่อนโพสต์เนื้อหาที่ละเอียดอ่อนทั้งในส่วนเนื้อหาของอีเมลหรือในไฟล์แนบ
ที่เกี่ยวข้อง: อีเมลต้องการการจัดการที่ไม่มีที่สิ้นสุด ปฏิบัติตามกฎง่ายๆ 4 ข้อเหล่านี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
อย่า! ใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์มากเกินไป
เครื่องหมายอัศเจรีย์และการแสดงความตื่นเต้นอื่นๆ เช่น อีโมติคอน ตัวย่อ เช่น LOL และตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดไม่สามารถแปลได้ดีในการสื่อสารทางธุรกิจ ปล่อยทิ้งไว้เว้นแต่คุณจะรู้จักผู้รับเป็นอย่างดี นอกจากนี้ยังไม่เป็นมืออาชีพที่จะใช้สตริงเครื่องหมายอัศเจรีย์ !!!!!
อาจต้องใช้การฝึกฝนเพื่อให้อีเมลของคุณเป็นมืออาชีพและตรงประเด็น แต่คุณจะดูสวยงามและเป็นระเบียบมากขึ้นในระยะยาว
Credit : เว็บสล็อต
